De verantwoordelijkheden van interne auditors worden steeds uitgebreider door de toename van regelgeving en eisen die klanten en of andere partijen stellen. Ze moeten steeds meer stakeholders helpen zich een weg te banen door een wereld waarin sprake is van snel veranderende regelgeving, grootschalige risico's en complexe zakelijke en politieke onzekerheden.
Helaas staan auditors vaak op afstand van de rest van een organisatie. Er is niet altijd genoeg aandacht voor de auditor, terwijl auditors nauw betrokken horen te zijn bij het gericht doorvoeren van organisatorische optimalisaties. Zo blijkt het voor auditors in het algemeen lastig te zijn om aan de juiste informatie te komen waarmee zij aan een organisatie geschikte aanbevelingen kunnen doen.
Om auditors te ondersteunen bij het voldoen aan wat van ze wordt verwacht, bestaan een aantal best practices. Door deze juist te implementeren kan een organisatie op den duur beter haar doelen bereiken, omdat meer inzicht in de effectiviteit van de risicobeheersing en het voldoen aan eisen wordt verkregen. Ook creëert de implementatie van deze best practices een doelgerichte, saamhorige cultuur die organisaties ten goede komt.
Vijf best practices voor auditors
- Focus op wat écht belangrijk is
Om een audit te kunnen uitvoeren is het van belang om eerst de factoren in kaart te brengen die op dat moment direct invloed hebben op het audit proces. Denk hierbij aan wijzigingen in processen, aangepaste wet- en regelgeving, de huidige organisatiecultuur en de kennis van medewerkers. Op deze manier kun je de kans van het optreden van eventuele bias preventief verminderen. Hierdoor heb je als auditor meer flexibiliteit en zekerheid om te bepalen hoe het doel van de audit behaalt kan worden en hoe en in welk tijdframe de audit moet plaatsvinden. Ook zal de auditor zich beter kunnen concentreren op de toegevoegde waarde voor de organisatie, datgene wat juist écht belangrijk is.
- Leg alle audit gerelateerde voorwaarden en activiteiten vast
Alle belanghebbende in een organisatie moet op de hoogte zijn van de voorwaarden en het belang van het audit-proces. Om deze reden is het verstandig om alle audit gerelateerde voorwaarden en activiteiten vast te leggen en goed te communiceren. Hierin moet in ieder geval stapsgewijs worden opgenomen wat de exacte handelingen dienen te zijn die van elke betrokken medewerker wordt verwacht en hoe regelmatig een audit kan plaatsvinden. Schriftelijke richtlijnen zorgen voor consistentie, duidelijkheid en verantwoording en dwingt een organisatie om het auditproces te blijven onderzoeken en optimaliseren.
- Neem risicomanagement als uitgangspunt
We leven in een wereld waarin organisaties steeds meer risico’s lopen. Wet- en regelgeving wordt in steeds sneller tempo aangepast en cybercriminelen worden steeds slimmer. Dit zorgt ervoor dat auditors steeds vaker bedrijfsprocessen en -projecten opnieuw moeten beoordelen. Als organisatie wil je immers dat je constant voorbereid bent op risico’s door risicogestuurde audits en wil je tegenslagen voorkomen. Risicomanagement is dus van uiterst belang om als auditor je doelen op effectieve en efficiënte wijze te bereiken.
- Zorg voor betrokken medewerkers
Voor het uitvoeren van een audit is de medewerking van medewerkers van belang. Daarom moeten alle betrokken medewerkers goed geïnformeerd worden en weten wat van hen verwacht wordt en wat het doel van een audit is. Waarom doen we dit. Het komt nog wel eens voor dat medewerkers geen idee hebben waarvoor een audit is, wat niet ten goede komt aan de intrinsieke motivatie om mee te werken. Daarnaast is het essentieel om managers te betrekken bij het proces om de uitvoer van de interne audit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit zal resulteren in de juiste allocatie van werkzaamheden, tijd en geld.
- Zet audits proactief in om als organisatie strategische besluiten te kunnen nemen
Audits zouden meer moeten zijn dan enkel de naleving van intern beleid en externe regelgeving. Om als organisatie het maximale uit een audit te halen hoor je opvolging te geven aan de waardevolle gegevens die uit de resultaten naar voren komen. Deze informatie kan worden ingezet om bedrijfsprocessen te optimaliseren en er preventief voor te zorgen dat toekomstige resultaten beter zullen zijn. Daarnaast kunnen deze gegevens richting geven aan strategische besluiten, omdat de organisatie meer inzicht heeft gekregen in haar sterke en minder sterke punten.
Software ter ondersteuning van het auditproces
Om als auditor het audit-proces op efficiënte wijze te kunnen managen en vastleggen, is gebruik van de juiste audit software vereist. FullyInControl ondersteunt hierin. Je bent met FullyInControl altijd audit ready. Je plant in FullyInControl je interne audits, verzamelt efficient informatie en managed bevindingen. FullyInControl geeft continu inzicht in hoeverre je voldoet aan de eisen die gesteld worden vanuit het beleid, normen, frameworks en wet- en regelgeving.
Meer weten over de stappen die je als organisatie kan nemen om een succesvolle audit te implementeren? Lees dan hier verder.