Wanneer je wilt toetsen of beheersmaatregelen effectief zijn, of je compliant bent aan wet- en regelgeving of wanneer je wilt weten of je beleid aan verandering toe is, komen audits goed van pas. Helaas is regelmatige afname van audits en periodieke uitvoering van beoordelingen tijdrovend en kostbaar. Idealiter wil je de juiste audits op een juiste manier uitvoeren met minimale impact op de organisatie. Om dit te realiseren is het verstandig gebruik te maken van goede audit software en zijn enkele belangrijke stappen vereist die je op weg helpen naar de implementatie van een succesvolle audit.
Definieer een heldere visie
Net als ieder ander project start je met de aanleg van het juiste fundament. Echter, kan je hier pas mee starten als je begrijpt en weet wat je met het project wilt bereiken. De eerste stap is daarom het bepalen van hetgeen een succesvolle audit voor jouw organisatie betekent.
Wanneer je als organisatie beter begrijpt op welke manier je naar succes kijkt, en ook beter begrijpt op welke manier je auditors naar succes kijken, leidt dit tot meer begrip en betrokkenheid van interne stakeholders die bij het proces betrokken zijn. In dit geval kunnen auditors hun werkzaamheden beter uitvoeren, omdat ze weten waar de organisatie naar streeft en dit in overweging zullen nemen. Bovendien kan je binnen je gehele organisatie een beter beeld vormen van wat beschouwd wordt als succes, en dus ook gezien wordt als een succesvolle audit. Het is belangrijk om hierbij op te merken dat de meeste auditors een succesvolle audit beschouwen als een audit die tijdig wordt voltooid, binnen een bepaald kostenplaatje hangt en de beoogde conclusies bereikt.
Een heldere visie over wat je wilt bereiken met een audit zorgt voor duidelijke prioriteiten en vormt daarnaast ook het ideale startpunt voor een transparantere en communicatievere organisatie.
Wees voorbereid
De voorbereiding voor een succesvolle audit vereist inzet van de juiste mensen, processen en tools. Het is belangrijk om eerst je data vast te leggen, te managen en te onderhouden in één integraal softwaresysteem. Het is hierbij verstandig om de juiste audit software te kiezen die past bij de behoefte van je organisatie. De juiste software automatiseert periodieke audits, zodat uitvoerders automatisch de bijbehorende toetsen gemaild krijgen en resultaten direct vastgelegd worden. Bij problemen of non-conformities kunnen dan ook automatisch issues of corrigerende acties worden gegenereerd en opgevolgd. Hierdoor ben je als organisatie altijd in control.
Door implementatie van de juiste software kan je eenvoudig een single source of thruth creëren waarin onder andere je risicobeheersing, GRC activiteiten en compliance maatregelen geïntegreerd zijn. Belangrijke informatie is op deze manier makkelijk te achterhalen en er ontstaat zo een mogelijkheid tot betere samenwerking tussen betrokkenen van het auditproces. Geïntegreerde audit software automatiseert de uitvoering van assessments en vragenlijsten en zorgt voor een inzichtelijke audit trail. Een juiste voorbereiding zal blijk geven van organisatorische kwaliteiten op auditniveau en zal zeer waarschijnlijk positieve feedback met zich meebrengen.
Communiceer
Het definiëren van een heldere visie en een goede voorbereiding zal van geen enkele waarde zijn als de details van het auditproces niet fatsoenlijk richting stakeholders gecommuniceerd zijn. Jijzelf, je team en je auditors horen op één lijn te zitten als het aankomt op jullie visie over succes en op tactische informatie zoals, timing, reikwijdte en eventuele gaps in GRC gerelateerde activiteiten. Indien er significante veranderingen plaatsvinden in het auditproces of zelfs in de organisatie, dan zal dit ook duidelijk gecommuniceerd moeten worden om eventuele verassingen te voorkomen. De juiste communicatie zorgt er niet alleen voor dat je beter bent voorbereid op de audit implementatie, maar helpt ook aan de opbouw van betere werkrelaties met auditors.