Auditen op afstand

Doordat we tegenwoordig makkelijker op afstand ons werk kunnen uitvoeren, zien we dat ook steeds vaker terug in het audit proces. Voor veel organisaties wordt remote auditing, het op afstand afnemen van audits, namelijk steeds aantrekkelijker. Digitale beheersystemen kunnen auditors de externe toegang geven die ze nodig hebben, en videobellen biedt flexibiliteit wanneer de benodigde interviews afgenomen dienen te worden. Remote audits besparen tijd en geld en zijn minstens net zo effectief als een audit op locatie. Het levert daarnaast een belangrijke bijdrage aan een efficiënt verloop van het certificeringsproces. In deze blog worden een aantal voor- en nadelen van remote audits genoemd, zodat jij kan bepalen of je met jouw organisatie ook meegaat met deze nieuwe trend.

Voordelen remote auditing

Hieronder de belangrijkste voordelen van remote audits op een rij:

• Door remote auditing hebben auditors de mogelijkheid gekregen om locatie onafhankelijk relevante informatie te ontvangen en te delen, documentatie en processen te beoordelen en interviews en observaties uit te voeren.
• De voorbereiding van zowel de auditor als de organisatie die ge-audit wordt zijn stukken beter. Er wordt namelijk voorafgaand aan de audit vanuit beide partijen een betere voorbereiding verwacht dan bij een normale audit. Zodoende zal het auditproces zo optimaal mogelijk verlopen, ontstaat er meer betrokkenheid en een betere samenwerking en wordt een gebrek aan kennis zoveel mogelijk vermeden.
• Het gebruik van de beschikbare technologie en audit software om audits op afstand uit te voeren bespaart tijd en geld. Zo is er geen sprake van bijkomende reiskosten en kunnen de betrokkenen hun overige tijd efficiënter indelen.
• Audit experts over de hele wereld kunnen in no time aanhaken via tools als Microsoft Teams, Google Meet, Skype of Zoom. Dit maakt het eenvoudiger om van de kennis van dergelijke experts te benutten.
• Last but not least draagt remote auditing ook nog eens bij aan een lagere ‘carbon footprint’. Vanuit huis werken bespaart namelijk veel autoritjes, wat goed is voor het milieu.

Nadelen remote auditing

Naast bovenstaande voordelen brengt het uitvoeren van remote audits toch ook nog enkele nadelen met zich mee:

• Niet alle audits kunnen remote worden uitgevoerd. Audits die betrekking hebben op de fysieke werkomgeving of fysieke processen dienen namelijk standaard op locatie uitgevoerd te worden.
• Remote audits brengen enkele informatiebeveiligingsissues met zich mee. Zorg daarom altijd voor een snelle en goede verbinding en een veilige manier van informatiedeling via betrouwbare audit software. Vaak wordt tijdens de afname van een audit namelijk vertrouwelijke informatie gedeeld. Dit mag natuurlijk niet in de verkeerde handen vallen.
• De interactie met de auditor kan totaal anders zijn via videobellen dan via persoonlijk contact. Het vermogen om lichaamstaal te lezen kan daardoor voor een belangrijk deel verloren gaan, wat cruciaal kan zijn voor het nader onderzoeken van relevante issues.

Conclusie

Is remote auditing iets voor jouw organisatie? Wij zijn er heilig van overtuigd van wel. Remote audits zijn namelijk een uitstekend alternatief voor een efficiëntere en productievere auditmethode, niet alleen vanuit het oogpunt van jouw organisatie, maar ook voor de betrokken auditors. Let wel altijd op het gebruik van een goed beveiligde verbinding en van betrouwbare audit software. Zo zorg je voor de juiste risicobeperking tijdens de voorbereiding en uitvoering van een audit.

Heeft dit artikel je interesse gewekt? De FullyInControl audit software maakt het mogelijk om audits remote uit te voeren en het auditproces efficiënter te laten verlopen. Neem gerust contact met ons op en ontdek wat onze software voor jouw organisatie kan betekenen.