Audits, inspecties, surveys vereenvoudigd

Veel organisaties voeren periodiek op papier en/of via spreadsheets assessments, audits & inspecties uit. Het verwerken en analyseren van deze gegevens is erg tijdrovend. In veel gevallen gebeurt dit dan ook niet volledig en hebben de inspecties maar een beperkte toegevoegde waarde. Ook worden hierdoor onregelmatigheden vaak niet of te laat ontdekt wat tot schade of boetes kan leiden.

De uitgebreide configuratie mogelijkheden maakt FullyInControl tot de makkelijkste en snelste opname tool in de markt. Benodigde acties in verband met onvolkomenheden worden direct vanuit de software gegenereerd en kunnen gemanaged worden. Resultaten uit de inspecties, audits of vragenlijsten worden inzichtelijk gemaakt in overzichtelijke dashboards. Zo genereren we echte toegevoegde waarde!

Risico Management voor accountant of assurantie advisuer
 
 
 

Focus op eenvoud, snelheid en juistheid

Met FullyInControl voert u (periodiek) audits, opnames, inspecties of surveys uit. Alles is hierbij gericht op het zo eenvoudig, juist en zo snel mogelijk laten verlopen van de opname en het verzamelen van benodigde informatie. Tijdens de opname kunnen direct foto's, issues en/of taken worden toegevoegd.

Een vragenlijst configureert u in een mum van tijd. De vragenlijsten en inspecties kunnen via PC, tablet of Smartphone doorgenomen worden. In principe worden geregistreerde gegevens direct in de cloud op beveiligde servers verwerkt. Echter indien er op een locatie geen verbinding aanwezig is, of de verbinding valt weg, dan kan ofline verder gewerkt worden. Zo gauw de verbinding terug is worden de gegevens weer gesynchroniseerd naar de cloud. Zo kunnen assessmetns, inspecties en audits overal en altijd betrouwbaar uitgevoerd worden en kan direct met de analyse worden gestart.

 
 
 U configureert in een mum van tijd deU configureert in een mum van tijd de

De audit & inspectie module van FullyInControl heeft
uitgebreide mogelijkheden zoals:

  • Het uitnodigen van derde via mail voor het uitvoeren van bijvoorbeeld een inspectie of opleveringsrapport. Zij kunnen via 1 click het formulier openen en gestructureerd beantwoorden. De beantwoording kan zonder problemen afgebroken en later weer opgepakt worden.
  • Uitgebreide validatie checks op invoer van data
  • Allerhande functies zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat een vragenlijst of inspectie zo snel mogelijk doorlopen kan worden met zo min mogelijk handelingen zoals:
    • Het configureren van standaardantwoorden zodat invoer wordt geminimaliseerd
    • Op basis van antwoorden op vragen kunnen andere vragen getoond of juist verborgen worden
    • Op basis van antwoorden op vragen kunnen aan andere vragen automatisch specifieke antwoorden toegekend worden en eventueel worden verborgen.
    • Bij periodieke inspecties kunnen gegevens van de vorige inspecties die niet of nauwelijks aan verandering onderhevig zijn automatisch gevuld worden op bais van de vorige inspectie. Deze vragen kunnen indien gewenst alleen indien er veranderingen zijn getoond worden.
  • Meerdere vragenlijsten kunnen in een assessment gebundeld worden en aan verschillende personen worden toegekend.
  • Bij een vraag kan naast een antwoord, een toelichting, foto's, issues en taken toegevoegd worden.
  • Een vragenlijst kan met meerdere personen tegelijkertijd doorgenomen worden. Een toevoeging of wijziging op het ene scherm wordt direct zichtbaar op het andere scherm.
  • Een assessment kan periodiek uitgevoerd worden, waarbij bepaalde gekoppelde subvragenlijsten aan het assessment afhankelijk van antwoorden in andere vragenlijsten wel of niet uitgevoerd hoeven te worden.
  • Voor audit kan via het multi layer of devence principe gewerkt worden voor controle op auditors.
  • Via een audit trail is te analyseren wie in welke versie van de vragenlijst welke antwoorden met welke op en aanmerkingen heeft gegeven of gewijzigd.
  • Activiteiten of issues kunnen worden gegenereerd op basis van de gegeven antwoorden, zodat een probleem direct aangepakt kan worden.
  • KPI’s kunnen worden berekend en worden getoond op basis van gegeven antwoorden. Daarbij kan bij periodiek uitgevoerde vragenlijsten de trend zichtbaar worden gemaakt.

Wilt u ook weten hoe FullyInControl u kan ondersteunen bij het efficient uitvoeren van assesments, inspecties en audits?


Contact- of informatieaanvraag