Het FullyInControl platform

Met FullyInControl configureer je snel een oplossing waarmee je audits, assessments en inspecties binnen je eigen organisatie uitvoert of een situatie bij klanten in kaart brengt om een advies te genereren. Vervolgens help FullyInControl om issues of non-conformities snel op te lossen. Met het platform kun je eenvoudig intelligente vragenlijsten voor audits, inspecties en/of assessments opzetten. Na het beantwoorden van een vragenlijst kunnen automatisch, issues, taken of bijvoorbeeld een volledig op maat plan van aanpak worden gegenereerd.

Gegenereerde items kunnen in FullyInControl opgevolgd en gemanaged worden. Met behulp van dashboards krijg je continu inzicht in de status van activiteiten, risico’s, issues, etc. Na de beantwoording van een vragenlijst weet je dus niet alleen wat de situatie is, maar staat ook de volledige opvolging klaar. Er wordt dan in FullyInControl aangegeven hoe wat moet worden afgehandeld, met informatie, issues, taken, uitleg, documenten, voorbeelden, links naar websites etc. Op basis van de antwoorden wordt bepaald wat relevante informatie is waar een klant rekening mee moet houden en wat gedaan moet worden om bijvoorbeeld gecertificeerd te kunnen worden en/of issues op te lossen.

De vragenlijsten kunnen periodiek worden herhaald, waarbij per vraag inzicht is in de historie van de vorige versies van de vragenlijst. Ook kunnen vanuit de vorige versies niet wijzigende gegevens (antwoorden) automatisch worden overgenomen in de nieuwe versie van een vragenlijst. Centrale updates, bijvoorbeeld in verband met de veranderingen in regelgeving, worden automatisch in een nieuwe versie van de vragenlijst van een klant verwerkt. Zo zorg je ervoor dat een organisatie continu In Control is.

Hoe gaat het in zijn werk

1. Vragenlijsten, inspecties en audits kunnen via een laptop, tablet of smartphone worden afgehandeld. De gebruikersinterface van de software is volledig op touch gericht, zodat het uitstekend werkt op tablets en op smart phones.
2. De vragenlijsten zijn interactief en er op gericht om er mee samen te werken. De vragenlijsten kunnen door meerdere personen gelijktijdig worden doorgenomen. De wijzigingen die de ene persoon aanbrengt op bijvoorbeeld zijn PC of tablet zijn direct zichtbaar op het apparaat van de andere persoon en vice versa.
3. Aan de antwoorden kunnen een toelichting, foto’s, documenten, en op te volgen acties of issues worden toegevoegd.
4. Van de beantwoorde vragen wordt een historie bijgehouden. Worden antwoorden gewijzigd dan wordt vastgelegd, wie, wanneer welke wijziging heeft aangebracht, zodat alles traceerbaar is en auditable is.
5. Als een vragenlijst afgerond is, worden op basis van de antwoorden: acties, issues en/of een volledig op de situatie afgestemd plan van aanpak met maatregelen en taken gegenereerd.
6. Op basis van de antwoorden kunnen ook KPI’s worden berekend en gegenereerd om de status of situatie in een oogopslag inzichtelijk te maken.
7. De vanuit een assessment gegenereerde maatregelen en taken kunnen worden ingepland, aan personen worden toegekend en gemanaged worden. Het systeem stuurt herinneringen als zaken niet op tijd afgemeld meld zijn.
8. Dashboards geven snel inzicht in hoeverre de organisatie In Control is.

Configuratie

Vragenlijsten zijn eenvoudig via drag and drop te configureren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een groot aantal vraagtypes en objecten. Slimme functies zorgen ervoor dat het beantwoorden van de vragenlijst zo min mogelijk tijd kost, door:

• Standaard antwoorden
• Het verbergen van niet relevante vragen
• Het automatisch beantwoorden van vragen op basis van antwoorden op andere vragen
• Het overnemen van antwoorden uit vorige versies van de vragenlijst
• Etc.

Vervolgens kunnen eenvoudig regels (condities) worden gedefinieerd. De regels zorgen ervoor dat bepaalde acties worden uitgevoerd indien bepaalde antwoorden zijn gegeven. Op basis van deze regels kunnen adviezen, activiteiten, risico’s, issues of volledige plannen van aanpak gegenereerd om non-conformiteiten, issues of andere situaties op te volgen en/of aan te pakken. 

Rapportages

Dashboards en eenvoudig zelf te definiëren rapportages, die daarna voortaan snel en eenvoudig gegenereerd worden, maken de communicatie met stakeholders uitermate gemakkelijk. Rapportages kunnen indien gewenst volledig in de eigen huisstijl aangepast of gemaakt worden (rapportage templates/definities en de werkelijke rapportages zijn MS-word documenten), Zo zorg je ervoor dat je niet alleen analyseert en adviseert, maar zorgt ervoor dat een klant het advies in actie om kan zetten, zodat ze weer snel In Control zijn. Fully In Control natuurlijk!