De ontwikkelingen in de markt gaan steeds sneller en organisaties worden complexer. Daarom hebben organisaties behoefte aan een strategisch kader dat o.a. sturing geeft aan de medewerkers. Hieraan moet het beleid en de activiteiten van de organisatie ook getoetst kunnen worden. Een inspirerende missie, visie en strategie geven richting aan alle activiteiten. Ook zal het medewerkers en klanten aan de organisatie binden. Zonder missie, visie en strategie doe je maar wat en weet je ook niet wanneer je nu wel of niet succesvol bent.
De missie, visie en strategie is richtinggevend, maar niet concreet genoeg om mensen aan het werk te zetten. Ook kun je er nog niet echt op sturen. Om je strategie te implementeren zul je concrete doelen moeten formuleren die SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Hier kun je echt mee aan de slag.
Kritische succes Factoren (KSF's)
Je kunt in het wilde weg aan de gang gaan met allerhande activiteiten die je te binnen schieten om je doelen te behalen. Alleen de meeste organisaties hebben een beperking in mensen en middelen om alle mogelijke activiteiten goed uit te voeren. Voordat je het weet verzandt iedereen in aller hande initiatieven die door gebrek aan tijd en geld half worden uitgevoerd. Het is dus belangrijk om eerst te bepalen welke activiteiten er echt toe doen en welke je minimaal moet ontplooien om succesvol te worden. Hier moet vooral de aandacht naar uit gaan en de beperkt aanwezige tijd aan worden besteed. Je bepaalt daarom eerst de Kritieke Succes Factoren (KSF’s) om de doelen te behalen. Deze KSF’s geven weer welke factoren een echt doorslaggevende rol spelen om een doel succesvol te bereiken. Het ontwikkelen van een strategie kaart kan je hier mee helpen (onderdeel van de Balance score card methode).
Begin je een webwinkel, dan is het in deze tijd belangrijk dat je snel kunt leveren (KSF). Dus als iemand ‘s-avonds bestelt dan wil die persoon het product liefst de volgende dag hebben. Dit vraagt om optimaal georganiseerde en geïmplementeerde logistieke processen (KSF). Ook moeten medewerkers opgeleid zijn en het niveau hebben om zelfstandig beslissingen te nemen als er iets verkeerd gaat om direct bij te kunnen sturen (KSF).
Na het inventariseren van de KSF’s kan pas bepaald worden wat de juiste activiteiten zijn en waar iedereen vooral zijn tijd aan moet besteden. Dus welke activiteiten leiden ertoe dat je beter presteert ten aanzien van een bepaalde Key Succes Factor of die een KSF versterkt voor je organisatie. Met andere woorden: Met welke activiteiten ben ik beter in staat de doelen te behalen?
Het is belangrijk om vervolgens te volgen waar je staat in het behalen van je doelen. Je bepaalt daarom ten aanzien van de KFS’s wanneer je waar wilt zijn en hoe je dat meetbaar kunt maken. Dit leidt tot een aantal KPI’s die helpen om te zien waar je bij moet sturen als waardes achter blijven. Zo maak je je doel ook SMART.
Risico's en Kansen
Je kunt nu weten wat je moet doen om succesvol te worden, maar er kunnen risico events optreden en er kunnen zich kansen voordoen waar je rekening mee moet houden bij het nastreven van de doelen. Als er een risico event optreedt dan kan dit ertoe leiden dat alles wat je gedaan hebt om een KSF te versterken teniet wordt gedaan. Dit houdt dus in dat je voor risico’s, die het behalen van een doel te veel kunnen verstoren, mitigerende maatregelen moet nemen. Van kansen moet je natuurlijk gebruik maken als deze het behalen van een doel vele male makkelijker maken. Risico’s volg je via KRI’s
Compliance
Niet alle activiteiten zijn altijd vrijwillig. Wet een regelgeving, maar ook klant eisen en interne eisen die je gesteld hebt leiden tot activiteiten waar je aandacht aan moet besteden. De kunst is om deze ook te koppelen aan je doelen, zodat ze meer opleveren. Ook sluiten de benodigde activiteiten meestal aan bij je risico’s en het implementeren van een succesvolle bedrijfsvoering. Hier speelt de aantoonbaarheid echter vaak een rol. Dit kun je echter met goede tooling voor een belangrijk deel automatiseren.
Resume
Vanuit een heldere strategie kom je tot de juiste doelen die bijdragen aan het succes van je organisatie. Alle activiteiten die je vrijwillig ontplooit moeten zoveel mogelijk gericht zijn op het behalen van je doelen. Om de juiste activiteiten te bepalen die het meest opleveren en waar vooral de aandacht naar uit moet gaan (versterkende en mitigerende maatregelen) kijk je aan de ene kant naar echte kansen en Key Succes Factoren en aan de andere kant naar echt verstorende risico’s. Voor kansen en KSF’s ontplooi je versterkende maatregelen (activiteiten). Voor de risico’s ontplooi je mitigerende maatregelen om ze te voorkomen of de schade te beperken. Met KPI’s en KRI’s volg je of je op de goede weg bent in het succesvol behalen van je doelen.
Dit proces kun je volledig managen in de FullyInControl oplossing. Je kunt echter ook starten met enkel Risicomanagement, GRC, Kwaliteitsmanagement, Informatiebeveiliging, Control en Audit en stapsgewijs naar een volledige oplossing groeien. Zo helpen we je stap voor stap in control te komen in het succesvol behalen van je doelen.