Proces mapping

 

Heb je ook weleens het gevoel dat je een goed idee hebt, maar dat je niet weet waar je moet beginnen? In dat geval kan ‘process mapping’ (het in kaart brengen van processen) een goede uitkomst bieden.

 

Het in kaart brengen van processen kan namelijk ondersteuning bieden bij het aansturen van medewerkers, het nemen van belangrijke besluiten en het uiteindelijk behalen van een beoogd resultaat. Wanneer je aan een project werkt bevordert dit zowel de projectplanning als de communicatie binnen jouw projectteam. Het brengt dus vele voordelen met zich mee, waar de hele organisatie op den duur profijt van kan hebben.

 

Maar wat is nou precies de beste manier om een proces in kaart te brengen? Om je hier een handje bij te helpen worden in deze blog enkele handige tips weggegeven.

 

 

Identificeer het (soort) proces  

 

Bepaal allereerst welk proces je in kaart gaat brengen. Werk je aan een bepaald project en/of dien je een bepaald probleem op te lossen? Zorg er dan voor dat je dat helder hebt alvorens je het proces gaat visualiseren.

 

Bepaal daarnaast het soort proces, zodat je weet hoe het proces zicht verhoudt tot de rest van de processen binnen jouw organisatie. In de praktijk onderscheidt men drie soorten processen:

 

• Primaire processen: Onder primaire processen verstaan we de kerntaken en basisactiviteiten van een organisatie. Dit zijn operationele processen die de dienstverlening of het productieproces beschrijven en van klant tot klant lopen.

 

• Ondersteunende processen: Ondersteunende processen zijn secundaire processen die zorgen voor een optimaal verloop van de primaire processen. Zonder ondersteunende processen kan je je primaire processen niet uitvoeren.

 

• Besturende processen: Besturende processen worden ook wel managementprocessen genoemd en hebben als focus het aansturen en bijsturen van zowel de primaire als de ondersteunende processen. Dit omvat alle activiteiten omtrent planning, controle, evaluatie en bijsturing.

 

 

Werk de stappen van het proces uit

 

Maak een lijst van alle stappen (activiteiten) die betrokken zijn bij het proces en verzamel alle nodige informatie. Het is verstandig dit in teamverband te doen, zodat direct overlegd kan worden wie waar verantwoordelijk voor is, wanneer een taak uitgevoerd dient te worden en op welke manier dit plaatsvindt. Ook is het belangrijk deze stappen in de juiste volgorde te rangschikken en vast te leggen wat het begin- én eindpunt van het proces is.

 

 

Visualiseer de stappen van het proces in een flowchart

 

Nadat je de stappen zorgvuldig gerangschikt hebt ga je ze uitwerken in een flowchart. Een flowchart, ook wel een stroom- of procesdiagram genoemd, is een schematische voorstelling van een proces. Hierin visualiseer je jouw proces met pijlen en symbolen. Je kan hierbij gebruik maken diverse soorten symbolen om verschillende elementen van een proces aan te geven. Een dergelijke flowchart zorgt voor meer duidelijkheid en begrip onder betrokken medewerkers, omdat het een overzichtelijke weergave van je proces is.

 

 

Plan-Do-Check-Act

 

Een proces doorloopt (bijna) altijd de PDCA-cyclus van Deming. Met het aanhouden van deze cyclus kan je op snelle wijze knelpunten opsporen en jouw proces eenvoudig optimaliseren. Een proces doorloopt de PDCA-cyclus als volgt:

 

Plan: Een proces begin altijd met een aantal voorbereidende activiteiten. Deze activiteiten dienen ingepland te worden, zodat de uitvoering van het proces kan starten.

 

Do: Na de planning volgen de activiteiten die zijn opgenomen in het proces.

 

Check: Tijdens en/of na uitvoer van het proces vinden er controles plaats die een juist verloop van het proces controleren met als doel het opsporen van mogelijke knelpunten.

 

Act: Indien er knelpunten worden aangetroffen, worden er acties ondernomen om het proces te optimaliseren. Deze acties hebben als doel om de knelpunten te elimineren en in het vervolg het proces efficiënter te laten verlopen.

 

 

Tot slot

 

Een voordeel van het toepassen van deze tips is dat een proces maar één keer in kaart gebracht hoeft te worden. Een proces dient in dit geval als een fundament van waaruit werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. De samenhang tussen input, output, ondersteunende informatiesystemen en externe regelgeving wordt daardoor aangetoond in één overzichtelijke flowchart.

 

Met behulp van software voor het in kaart brengen van processen krijgt iedereen de mogelijkheid om een visuele weergave te maken van zijn of haar projecten. De FullyInControl procesmanagement software sluit hier naadloos op aan en creëert overzicht én inzicht voor de eindgebruiker. Zo heb je als proces- en/of kwaliteitsmanager altijd direct toegang tot jouw benodigde documentatie.