Omgaan met verandering

De meeste organisaties zijn gewend om om te gaan met structurele interne of externe veranderingen. De afgelopen jaren zijn dit soort veranderingen echter in een versnelling terechtgekomen. Het is nog duidelijker geworden hoe belangrijk het is om als organisatie veerkrachtig te zijn en te kunnen inspelen op onvoorziene gebeurtenissen. De wereld en technologie ontwikkelt zich steeds sneller en wat vandaag juist is, is morgen achterhaald. Het aanpassingsvermogen dat centraal staat, staat zo in direct verband met de algehele performance van een organisatie. Om als organisatie in deze omgeving succesvol te zijn, is een goed aanpassingsvermogen essentieel. Belangrijk hierbij is risicomanagement: het continu in de gaten houden van onverwachte ontwikkelingen die invloed hebben op de doelen van de organisatie, het identificeren van potentiële bedreigingen en constant bijsturen door het nemen van maatregelen en de optimalisatie van processen en systemen op deze onverwachte ontwikkelingen.

De 5 essentiële stappen voor het bouwen van een veerkrachtige organisatie

Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie goed voorbereid is op onvoorziene gebeurtenissen en zich makkelijk kan aanpassen aan ontwikkelingen, zijn vijf stappen essentieel:

1. Definieer waar je als organisatie naartoe wil

Het is belangrijk om de hele organisatie op één lijn te krijgen. Wanneer je weet waar je voor staat en waar je naartoe wilt wordt het makkelijker om in te spelen op ontwikkelingen. Hierbij is het belangrijk om je missie, visie en strategie helder te hebben en dit te communiceren naar iedereen in je organisatie. Dit zal indirect zorgen voor transparantie waarbij iedereen duidelijk heeft waar de organisatie naar toe wil, zodat medewerkers in staat zijn de juiste keuzes te maken als er iets onverwachts gebeurt.

2. Focus op je core business

De kans is groot dat je al verschillende zaken voor elkaar hebt die van positieve invloed zijn op de veerkracht van je organisatie. Denk hierbij aan bepaalde processen en systemen die potentiële bedreigingen in kaart brengen en analyseren. Deze processen en systemen kunnen hoogstwaarschijnlijk efficiënter en effectiever (Lean) worden ingericht, waardoor kosten bespaard worden en de kwaliteit zal verbeteren. Het constant optimaliseren van processen en systemen zorgt niet alleen voor meer bekwaamheid, maar is ook belangrijk om een stap voor te blijven op je concurrentie. Pas ook op voor het ontstaan van bureaucratie, een risico bij optimaliseren. Kijk daarom altijd of je iets niet op een totaal andere manier kunt aanpakken om een probleem op te lossen, waarbij weer nieuwe controles worden voorkomen. Dit wordt ook wel dubbelloops leren genoemd.

3. Krijg financiële zaken op orde

Als organisatie is het van belang om je financiële middelen op orde te hebben en, waar nodig, op elk moment beschikbaar te kunnen stellen. Een goede financiële positie biedt mogelijkheden tot uitbreiding of aanpassing van de organisatie en geeft strategische flexibiliteit. Om succesvolle bedreigingen te kunnen weerstaan is het verstandig om onnodige kosten weg te werken, cash reserves op te bouwen en een duurzame werkwijze aan te houden.

4. Zorg voor heldere communicatie met stakeholders

In tijden van crisis of ter preventie van onvoorziene gebeurtenissen is het van groot belang om helder te communiceren met zowel interne als externe stakeholders. Als betrokkenen op de hoogte zijn van zaken die prioriteit hebben, zullen oplossingen snel gevonden zijn. Het is belangrijk om een goed doordacht communicatieplan op te stellen, waarin vastgelegd wordt welke medewerkers bepaalde verantwoordelijkheden hebben. Ook hoort communicatie met klanten en externe partijen goed afgestemd te zijn, om kernwaarden als vertrouwen en transparantie te waarborgen.

5. Leer door ervaring en toetsing

Een belangrijke maatregel voor het optimaal bouwen aan een veerkrachtige organisatie, is door het leren van gebeurtenissen uit het verleden. Hoe reageerde je organisatie in het verleden op een onvoorziene gebeurtenis? Werd zowel intern als extern aan alle relevante zaken en beheersmaatregelen gedacht? Welke stappen zijn nodig om eventueel gemaakte fouten in de toekomst te voorkomen? Het helpt om zo veel mogelijk op basis van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) te werken, wat de basisformule is voor een zelflerende organisatie. Door het optimaliseren van je processen en systemen op deze specifieke punten bouw je effectiever aan een veerkrachtige organisatie.

Toetsing van de effectiviteit van bestaande maatregelen en processen is daarnaast ook van cruciaal belang. Door regelmatige afname van audits en toetsen kijk je of processen en beheersmaatregelen ook echt effectief zijn en kun je op tijd bijsturen als dit niet het geval blijkt te zijn. Op deze wijze voorkom je organisatorische zwakheden en ben je zo beter bestand tegen potentiële bedreigingen.

Veerkracht is nog nooit zo belangrijk geweest als in deze tijd. Wees als organisatie bewust van de constante dreiging van onvoorziene gebeurtenissen. Voorbereid zijn op dergelijke situaties kan in ieder geval geen kwaad. In welke branche je ook zit, veerkracht zorgt met zekerheid voor een competitief voordeel en lange termijn succes.