Alle bestuurders, directieleden en managers willen graag succesvol zijn in het beleid dat zij uitdragen. Maar hoe vergoot je de kans op succes? En hoe zet je daar je organisatie zo goed mogelijk voor in? We werken hard, maar komen vaak minder snel vooruit dan we willen.
Een onderzoek van Ruud Bouwman naar 250 organisaties in Nederland leert ons dat er drie essentiële oorzaken zijn waardoor organisaties matig of onvoldoende presteren:
Publieke organisaties: Politiek versus concrete doelen
Publieke organisaties kenmerken zich door een grote verscheidenheid aan producten en diensten. Dat leidt tot meerdere programma’s met meerdere doelen.
Complicerende factor in een politieke omgeving is dat politici hun doelen graag met opzet een beetje ‘fuzzy’ houden zodat ze er niet hard op kunnen worden afgerekend. Voor de organisatie geeft dit echter minder duidelijkheid. Een oplossing is om onder de politieke doelen, zoals bijvoorbeeld een coalitie-akkoord, een ambtelijke vertaling te maken naar concrete interne doelen. Deze interne doelen helpen dan richting te geven aan de organisatie.
2) Juiste activiteiten
Medewerkers voeren heel veel activiteiten uit om hun doelen te bereiken. Maar leveren die allemaal wel een bijdrage aan de gewenste doelbereiking? Of doen ze dit slechts gedeeltelijk? Of zijn er andere alternatieve activiteiten denkbaar die minder kosten en toch effectiever zijn? Met behulp van een Beleidscanvas wordt de kosteneffectiviteit van activiteiten gerelateerd aan de gestelde doelen. Dit geeft inzicht voor aanpassing of alternatieve activiteiten, die vaak ook direct tot structurele besparing leiden.
Voorbeeld: Meer succesvolle doelbereiking en € 900k besparing
Gemeente X heeft als doel vanuit de WMO om de eenzaamheid onder ouderen terug te dringen. Daarvoor worden ouderen 3 dagdelen per week met busjes naar een zorgaanbieder gebracht voor recreatieve bezigheden. De kosten hiervoor bedragen € 1,4 miljoen per jaar. Veel ouderen blijken bij nadere bestudering van data in slechts enkele wijken te wonen waar ook publiek toegankelijke buurtcentra aanwezig zijn. De gemeente kan 60% van de ouderen activiteiten in buurtcentra op loopafstand aanbieden gedurende 5 dagen per week. Voor de begeleiding worden 2 nieuwe medewerkers aangetrokken voor € 100k. De besparing voor de gemeente is ongeveer € 900k per jaar. Daarnaast biedt zij ook nog een veel beter maatschappelijk rendement door 5 dagen per week activiteiten aan te bieden en de zelfredzaamheid van ouderen zoveel mogelijk te stimuleren
Out of the box denken
Creatief en ‘out of the box’ denken is belangrijk om effectiever een doel te bereiken. In het voorbeeld van de hiervoor genoemde eenzame ouderen is gebruik gemaakt van data-analyse en het durven loslaten van het bestaande. Ook bij gemeenten speelt het voorbeeld van jeugdzorg waar creatief denken van belang is. Niet denken vanuit het budget (€ 600 miljoen tekort) maar hoe kunnen we de jeugdzorg beter maken? Sinds de decentralisatie is het aantal zelfmoorden onder de jeugd ongeveer anderhalf keer zo hoog. Dus niet denken vanuit de wijkteams, maar vanuit de keten. Wie kan het beste signaleren? (bijvoorbeeld scholen) Wie kan het beste indicatie stellen? Wijkcoach of huisarts die over veel meer informatie beschikt? Wie kan het beste zorg verlenen? Waarom eindigen veel zorgtrajecten abrupt en leiden daarna tot recidivisme? Kunnen dingen slimmer worden gedaan? Wat kan worden geleerd van ervaren Duitse gemeenten? Het gaat daarbij vooral om het anders denken: Vanuit het doel, vanuit de keten en niet denken vanuit het budget. Het budget geeft slechts het kader waarbinnen doelen effectief moeten worden gerealiseerd. Door te sturen vanuit het budget wordt juist de doelstelling uit het oog verloren of staat op gespannen voet met de inhoudelijke doelstelling, waardoor weer onduidelijkheid ontstaat.
Een mooie uitspraak van Einstein op dit vlak:
"We kunnen een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt."
Je moet dus ook anders durven denken en doen.
3) Belangrijkste risico’s
Verder kijken dan de neus lang is voorkomt verrassingen waardoor doelen niet, of slechts gedeeltelijk, worden bereikt. Door met elkaar de belangrijkste belemmeringen (risico’s) te beheersen neemt de kans op succesvolle doelbereiking toe. Het denken vanuit doelen leidt ook tot andere risico’s, die er echt toe doen. Het afgelopen jaar hebben veel organisaties hun risicomanagement volwassenheid gemeten met het RMVM® volwassenheidsmodel. Veel organisaties scoren tussen de 2 en 3 en bevinden zich in de ontwikkel- of structureringsfase van het model.
Benieuwd hoe uw organisatie scoort op risicomanagement?
De online RMVM® risicoscan duurt ongeveer 20 minuten. Daarna krijgt u een uitgewerkt rapport direct per mail toegestuurd.
Voorbeeld: Doeldenken leidt tot risico’s waar we het over moeten hebben
In bijeenkomsten met enkele grote VO onderwijsinstellingen wordt kennis gedeeld en worden lijsten met top risico’s opgesteld. Deze lijsten worden periodiek geactualiseerd met herkenbare risico’s. Nadat de lijsten recentelijk waren geactualiseerd vroeg de workshopleider aan de onderwijsinstellingen wat hun belangrijkste doelstelling was. De kwaliteit van onderwijs, was iedereen het snel over eens. Vervolgens kwam de vraag: Wat zijn de belangrijkste risico’s die de kwaliteit van onderwijs bedreigen? ‘Dat leraren veel individueel opereren en dat er een grote koof is tussen leraren en bestuur’. Interessant te zien dat dit risico enkele jaren geleden niet op het lijstje stond, en bij de laatste actualisatie weer niet. Terwijl dit het risico is waar scholen het echt over moeten hebben om succesvol te zijn in de kwaliteit van onderwijs. Denken vanuit doelen leidt blijkbaar tot andere risico’s dan gewoon brainstormen over risico’s. En wel tot de risico’s die er het meest toe doen om succesvol te worden. Met gewone brainstormsessies over risico’s blijven de leraren in de linker roeiboot maar gewoon doorroeien…
Management Control: Actueel inzicht om bij te sturen
Om succesvol doelen te bereiken moet er regelmatig worden bijgestuurd. Doen we nog de juiste dingen en beheersen we de bekende risico’s om uiteindelijk succesvol te zijn? Om succesvol te zijn en te blijven dient effectief de vinger aan de pols te worden gehouden en moet de relatie tussen doel, activiteit en risico continu worden gemonitord.
De nieuwste generatie Management Control software ondersteunt hierbij en integreert gegevens in een dashboard. Onderwerpen als doelbereiking, activiteiten, kosteneffectiviteit, key controls, risico’s, audits en assessment, kwaliteits- en performance management, compliance, online samenwerken, etc. worden in één systeem gebundeld. Dit geeft zowel teams als management actueel inzicht om bij te sturen op succes en zorgt voor het ‘In Control’ zijn van de organisatie.
Informatieaanvraag FullyInControl
Samenvatting
Bij het besturen van een organisatie gaat het erom dat de gestelde doelen worden bereikt. Dat lukt alleen succesvol door de doelen helder te formuleren, de juiste activiteiten te ondernemen en de belangrijkste risico’s te beheersen die de doelbereiking in de weg kunnen staan. Het afspreken van doelen, bijsturen op activiteiten en onderkennen van risico’s moet een permanent onderwerp van gesprek zijn binnen het bestuur en tussen bestuur en management. Dat maakt een organisatie en haar bestuurders meer succesvol!
Succes :-)
Met dank aan prof.dr. P.B. Boorsma, emeritus hoogleraar risicomanagement en openbare financiën aan de Universiteit Twente, voor zijn becommentariërende opmerkingen.
i Ondernemingen in zwaar weer, Ruud Bouwman, Spectrum uitgevers 2014
ii Voor meer informatie over beleidscanvas zie beleidscanvas.nl
iii Bron: 113.nl